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5 motivos reais para fugir do Excel e migrar para um ERP

Porque o uso de planilhas pode limitar ou até prejudicar decisões importantes no dia a dia de uma pequena empresa.

Todo usuário de Excel que alguma vez já foi convidado para fazer um trial em algum ERP ou aplicativo de gestão empresarial sabe que abandonar o uso do famoso software de planilhas da Microsoft não é tarefa fácil.

A possibilidade de agruparmos informações em uma planilha montando um banco de dados, ou como costumo brincar: um “bando de dados”, para logo em seguida extrairmos relatórios no formato e layout que nós bem entendermos é realmente tentador e a maioria dos ERPs existentes no mercado não nos oferece tanta flexibilidade.

Outro motivo que os viciados em Excel também costumam elencar como ponto a favor do uso de planilhas é a facilidade de uso e a agilidade em realizar lançamentos, já que na maioria dos casos o usuário imputa minimamente as informações do seu controle financeiro, como valor, nome da despesas e data de vencimento ou pagamento. Em contrapartida, ERPs costumam solicitar um número mínimo de informações para salvar um registro que na maioria das vezes é maior do que os usuários de Excel costumam registrar em suas planilhas financeiras.

Mas nem tudo é flores na vida de quem tem o desafio de tomar as rédeas do departamento financeiro de sua empresa e quer usar o Excel para isto. O software de planilhas é ideal para quem esta começando do zero mas tem um “teto” muito baixo para a pequena empresa que quer crescer, e é por isto que resolvi listar aqui 5 motivos que farão você repensar o uso de planilhas para controlar as rotinas financeiras do seu negócio:

 

1 –  Saber o que controlar

Na maioria das vezes o empresário ou o responsável pelo controle financeiro de uma pequena empresa não é um expert em finanças corporativas e não raramente cria uma planilha muito básica, ou conceitualmente errada que pouco serve para ajuda-lo a tomar decisões importantes.

Um bom sistema de gestão empresarial geralmente oferece dashboards com todas as métricas, indicadores e gráficos necessários para que o usuário saiba exatamente como anda a saúde financeira e operacional da sua empresa.

 

2 – Segurança das informações:

É muito difícil encontrar alguém que já não teve um arquivo de Excel corrompido e perdeu meses de dados, ou pior ainda, perdeu um notebook, cd ou pendrive com planilhas recheadas de informações financeiras da empresa. Mas você talvez esteja pensando: “Mas é só colocar senha na planilha que esta resolvido”…… para esta afirmação sugiro que busque no Google por “como quebrar a senha de uma planilha” e verá que existem centenas de links de páginas que ensinam a qualquer um acessar uma “planilha protegida” em poucos minutos.

Um bom ERP online hospeda o seu banco de dados em um data-center de ponta, protegido por um contrato que garante acesso 24 x 7, antivírus, backup, espelhamento, criptografia entre outras inúmeras features de segurança.

 

3 – Uso unipessoal:

Qualquer empresa por menor que seja tem rotinas, departamentos e pessoas que precisam trabalhar de forma integrada. Só quem já tentou amarrar várias planilhas a vários departamentos e várias pessoas sabe que a chance de erros de digitação, dados sobrepostos ou corrompidos são enormes. Este tipo de falha leva a informações comprometidas e consequentemente decisões erradas, o que nos leva ao próximo tópico;

 

4 – Alto custo de se usar planilhas:

Você pode nunca ter calculado, mas com certeza o custo de você usar planilhas de Excel para controlar as finanças da sua empresa são maiores do que a assinatura de um ERP online;

Apenas o custo direto de uma licença por usuário ou o custo do risco da pirataria desta mesma licença já é na maioria das vezes muito maior do que a assinatura de um ERP online como serviço. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação em várias planilhas e o retrabalho teremos desperdícios ainda maiores de dinheiro.

 

5 – Caos operacional

Como já citei no tópico 2, amarrar todas as rotinas e departamentos com planilhas e manter a eficiência é praticamente impossível, e por causa disto a maioria das pequenas empresas simplesmente abandonam a ideia de trabalhar de forma integrada.

Quem já usou serviços de alguma pequena empresa de serviços provavelmente já sofreu com um, ou alguns destes problemas:

Demora no atendimento, informações desencontradas sobre o orçamento, ligações onde você precisa contar a mesma história para pessoas diferentes, cobranças indevidas, descumprimento de prazos entre outras dores de cabeça. Muitas vezes tais problemas pouco têm a ver com a competência do pequeno empresário, e sim ao caos operacional que a falta de integração das informações gera quando o volume de pedidos de venda começa a aumentar.

Minha conclusão é que planilhas de Excel podem ser úteis para analisar dados pontuais ou até mesmo para um controle superficial de contas a pagar e receber em uma pequena empresa, mas indubitavelmente não foi criado para ser o que muitos usuários tentam transforma-lo; um ERP do tipo “Excel resource planning”.