Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

[singlepic id=13 w=220 h=140 float=left] Nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

* Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

* Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

* Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;

* GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

* Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

* Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa – à – empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

* Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

* Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

* Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

* GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

* Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

* Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

* Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

* Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para os Contabilistas:

* Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

* GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:

* Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

* Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

* Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

* Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

* GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Perguntas e respostas sobre a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

Quais documentos fiscais em papel que a nota fiscal eletrônica substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

Para quais tipos de operações a nota fiscal eletrônica pode ser utilizada?

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar nota fiscal eletrônica em suas operações?

A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br). Importante observar que o emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I;

Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil – disponível na opção “download” do Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo.

Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e.

A nota fiscal eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE – podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?

Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações documentadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.

O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda ou Portal Nacional da NF-e.

Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental junto ao Tribunal de Contas, em substituição às notas fiscais em papel modelos 1 e 1A.

Os contribuintes obrigados a emitir nota fiscal eletrônica poderão antecipar o início desta emissão?

Sim, qualquer contribuinte que o desejar poderá iniciar a emissão de NF-e em substituição à NF Mod. 1 ou 1-A, desde que esteja credenciado em produção em seu Estado

Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir nota fiscal eletrônica?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

* Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.

* Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);

* Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e”, para os casos de empresa de pequeno porte.

A obrigatoriedade da NF-e

A informatização dos processos de envio de dados ao Fisco é uma tendência irreversível. Mesmo as empresas que ainda não são obrigadas a adotá-la, cedo ou tarde serão obrigadas a fazê-lo.

Acontece que a adequação à nova realidade exige uma série de adaptações por parte das organizações.

Para efetuar essas adequações, a melhor saída é recorrer a fornecedores especializados, que sejam capazes de proporcionar soluções de fácil implementação e devidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica.

Acima de tudo, é fundamental que esses fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas e problemas futuros.

O processo de implantação de NFe é composto basicamente de cinco fases. No primeiro, ocorre a definição da solução NFe. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas secretarias de fazenda estaduais.

Basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.

Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NFe.

A implantação da NFe requer o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.

Também exige o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NFe devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Para que tudo dê certo, o emissor de NFe deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento.

O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da SEFAZ no estado de origem.

Vale lembrar que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deverá solicitar à respectiva SEFAZ o credenciamento para emissão de NFe em ambiente de teste. Todos as pessoas jurídicas (CNPJs) emissoras de NFe devem ser credenciados na SEFAZ de origem.

A despeito das chateações inerentes a qualquer tipo de mudança, a NFe proporciona benefícios para todos os envolvidos.

No caso da empresa emissora, as vantagens se referem principalmente à redução de custos. Os gastos com aquisição de papel, impressão, armazenagem e recuperação de documentos fiscais deixam de existir. E mais: a NFe torna desnecessária a autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e ajuda a padronizar o processo de emissão de nota fiscal em todos os estados.

Para a empresa receptora, a Nota Fiscal eletrônica dispensa a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, reduz os erros de escrituração (derivados justamente dos erros de digitação de notas fiscais), diminui o tempo gasto com armazenagem e recuperação de notas fiscais recebidas e possibilita planejar melhor a logística de recepção de materiais (a NFe é enviada pelo fornecedor no momento da emissão).

Além disso, com a NFe, os responsáveis pela escrituração fiscal e contábil das empresas correm menos risco de cometer erros, e passam a fazer seu trabalho com mais agilidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

A informatização progressiva no campo tributário é boa para toda a sociedade. Sua existência contribui para a redução da sonegação de impostos (e consequente aumento da arrecadação), constitui incentivo ao comércio eletrônico e ao aprimoramento do relacionamento eletrônico entre empresas e abre um novo horizonte de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NFe.

Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?

Nota Fiscal Eletrônica de maneira simplificada, a empresa emissora de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial. Este arquivo corresponde à NF-e e deve ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Depois de assinado digitalmente o arquivo será então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (autorização de uso), sem o qual não poderá haver trânsito da mercadoria.

A NF-e também deve ser transmitida para a Receita Federal do Brasil, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas. No caso de operação interestadual, o destino da operação é a Secretaria de Fazenda.

O órgão federal e as Secretarias das Fazendas disponibilizam consulta pela internet para o destinatário e outros interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Consulte o seu contador em caso de dúvidas sobre o funcionamento da nova nota fiscal.

Nova família de certificados digitais para NF-e

Desde 1º de setembro de 2009, mais de 50 segmentos foram obrigados a substituir a nota fiscal modelo 1 e 1-A pela nota fiscal eletrônica (NF-e).
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.
Para apoiar as empresas no cumprimento dessa exigência, a Serasa Experian desenvolveu uma família de certificados digitais para NFe.
Empresas que realizem quaisquer atividades relacionadas aos segmentos mencionados na legislação específica estão incluídas na obrigatoriedade.

Certificado Digital para Nota Fiscal Eletrônica A1

Imagem (nota-fiscal-eletronica-a1)
O NF-e A1 é a solução em certificação digital para empresas que não necessitam de um certificado portátil (pois é armazenado no computador do cliente) e com prazo de validade de 1 ano, para emissão das notas fiscais.
O responsável pelo certificado pode ser qualquer pessoa da empresa, desde que seja nomeado por procuração, da empresa.
Caso seja emitido para o representante legal, esse certificado permitirá o acesso às mesmas aplicações do e-CNPJ na Receita Federal, como o e-CAC.
Indicações
O NF-e A1 é indicado para empresas que não necessitam de um certificado digital portátil – fica armazenado no computador do cliente – com prazo de validade de 1 ano. (configuração necessária: Windows XP e browser Explorer 6.0 ou superior)

Certificado Digital para Nota Fiscal Eletrônica SERVIDOR NF-e

O Certificado de Servidor NF-e possui prazo de validade de 1 ano e fica armazenado no servidor de sua empresa.
Geralmente utilizado por empresas que emitem um grande volume de notas fiscais eletrônicas e possuem sistemas centralizados.
Além disso, o Certificado de Servidor NF-e apresenta a possibilidade de estabelecer conexões SSL, que permitem, por exemplo, a troca segura e criptografada de dados entre o software ERP e a aplicação de emissão de notas.
Indicações
O Certificado de Servidor NF-e é indicado para empresas que preferem que a proteção do certificado seja feita por seu software de nota fiscal; geralmente utilizado por empresas que emitem um grande volume de notas e possuem sistemas centralizados ou, ainda, sistemas das Secretarias de Fazenda. Apresenta prazo de validade de 1 ano.
É indicado também para os sistemas das Secretarias de Fazenda, que recebem as notas dos contribuintes e que necessitam transmitir informações com segurança para as secretarias de outras Unidades Federativas (UFs).