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ERP: quando e por que implantar um sistema integrado de gestão empresarial

Já é natural que qualquer empresa recorra à tecnologia para otimizar a rotina de trabalho e, como consequência, ganhar em produtividade e lucratividade. A gestão empresarial – e todos os processos envolvidos nela – é um dos pontos que mais pode se beneficiar das novidades tecnológicas presentes no mercado. Atualmente, já é mais comum encontrar empresários que perceberam a necessidade de lançar mão de sistemas integrados do que aqueles que ainda se mantêm apegados à papelada para gerir tudo.

Entre os mais usados, destaca-se o sistema ERP – sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning). Ele nada mais é que um software online que integra todos os dados e informações da empresa, deixando tudo que é preciso para a rotina administrativa e burocrática em um só lugar. Ou seja, nada mais de documentos importantes espalhados em inúmeros papéis, planilhas e programas sem a mínima centralização.

PORQUE USAR O ERP?
Ao eliminar processos usualmente feitos de forma manual, todos os setores da empresa conseguem economizar tempo e dinheiro. Tudo passa a estar integrado em um só local, de fácil acesso a qualquer funcionário (basta ter acesso à internet) e com maior facilidade para cruzar dados e executar tarefas.

Uma de 2001, já indicava que a implantação de um sistema ERP gera rapidamente resultados em gestão de estoque (32% de redução de estoques), redução de custos (27% de redução de pessoal e 14% redução no custo de TI), diminuição de tempo gasto com processos administrativos diversos (20% de redução no tempo de ciclo de ordens; 19% de redução de tempo no ciclo de fechamento contábil/financeiro; e 12% na melhoria do processo de suprimentos) e aumento de 26% da produtividade geral.

Além disso, outro benefício claro ao implementar um sistema de gestão é a redução de retrabalhos: com menos processos manuais, cai a quantidade de erros e, com isso, há menos custos operacionais para o negócio.

Processos padronizados, ações automatizadas e informações fluindo mais facilmente ainda aumentam bastante a qualidade do serviço prestado ao cliente. E todo mundo sabe que clientela satisfeita é sempre bom, não é?

QUANDO IMPLANTAR O SISTEMA?
Embora as vantagens sejam muitas, é normal que os empresários sintam receio com o momento ideal de implantar o sistema ERP. Afinal, migrar todas as informações e documentos importantes da empresa dos softwares antes usados para um só local demanda tempo, dinheiro e pode causar pequenos inconvenientes na rotina administrativa durante o processo.

O ideal é se planejar com cuidado e para isso, alguns pontos precisam ser levados em consideração antes de definir quando implantar o sistema. Avaliar toda a cultura da empresa também é um passo fundamental antes da decisão, já que quanto mais conhecimento, mais fácil de prever o que pode ou não pode ser atrasado pela implementação do ERP

O empresário deve se perguntar, dentre outros questionamentos se:

– Está satisfeito com alguns pontos da rotina de trabalho;
– O acesso a informações importantes é rápido e confiável quando preciso;
– Há desperdício de tempo e recursos por conta de erros humanos evitáveis;
– O tempo de entrega ao cliente poderia ser melhor;
– O controle de estoque está funcionando;
– É possível ver rapidamente exatamente o que tem e o que pode ser cortado;
– Está ciente do fluxo de caixa, com pagamentos a efetuar e a receber nos próximos dias, semanas, meses.

Se o resultado desse exercício de pensamento for mais negativo que positivo, seguramente está na hora de implantar um sistema de gestão integrado como o ERP

Com mais qualidade e confiabilidade no trabalho, todos saem ganhando. O empresário, que lucra mais; o funcionário, que erra menos; e o cliente, que recebe mais qualidade.

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